עצות שימושיות לארגון המשרד

מפאת חוסר זמן רובנו נוטים להזניח את המקום שבו אנו מבלים את מרבית שעות היממה – המשרד שלנו. מה שאנחנו לא לוקחים בחשבון זה שחוסר הארגון עולה לנו ביוקר, שכן הוא מבזבז לנו זמן יקר ופוגע בפרודוקטיביות של העבודה. במאמר זה קיבצנו עבורכם עצות שימושיות שיסייעו לכם לארגן את משרדכם אחת ולתמיד.

 ארגון המשרד איננו חייב לגזול מכם ימים שלמים ובהחלט מומלץ לפרוש את העבודה על פני תקופת זמן מתמשכת. במידה ואתם לא מוצאים את הזמן לארגון וסידור המשרד כחלק מפרויקט מתמשך, אתם בהחלט יכולים להסתייע בשלבים הראשוניים בחברת ניקיון המשרדים שאתם עובדים עמה. להלן דגשים חשובים שמומלץ לשים אליהם לב בארגון וניקיון משרדכם.

 טיהור המשרד

בשלב הראשון עליכם להיפטר מכל דבר שאתם לא צריכים ושלא משמש אותכם בעבודה השוטפת. חוק זה חל על כל פריט או אובייקט שלא שימש אותכם בתקופה האחרונה, כגון: ריהוט, ציוד, קישוטים, צמחים ועוד. זכרו כי כל פריט שכזה שעומד ומעלה אבק פוגע בנראות של משרדכם, משווה לו מראה של עליבות ומטבע הדברים משפיע גם על איכות עבודתכם.

הגדירו "אזורים" של עבודה

בשלב השני עליכם לחלק את משרדכם לאזורי פעילות בהם תקבעו איזה סוג של עבודה תתבצע. שולחן העבודה למשל הוא אזור העבודה העיקרי שבו יאוחסנו בדרך קבע אך ורק דברים שמשמשים אותכם ברמה היומית. ארון המדפים הוא האזור המשני ובו תאחסנו את כל הקלסרים והניירת שמשמשת אתכם לעבודה אך שאיננה מתייחסת לעבודה היומיומית. תגדירו לעצמכם בנוסף גם אזור אספקה שבו תניחו את מלאי הציוד שעלול לשמש אותכם בשלב זה או אחר.

שנו את אופן תיוק המסמכים

בעידן הדיגיטלי פוחת הצורך באחסון ותיוק ניירות בקלסרים. תבדקו אילו מהקבצים אתם יכולים לאחסן במחשב וודאו כמובן שיצרתם גיבויים לכל פיסת אינפורמציה.

ארגנו את שולחן העבודה שלכם

ההמלצה היא קודם כל לפנות את השולחן מכל הדברים, לנקות אותו ביסודיות ולאחר מכן להחזיר את הפריטים אשר חיוניים לעבודתכם השוטפת. לאחר מכן הצטיידו במגשים למסמכים וכלים שולחניים אחרים לארגן את כל הציוד הרלוונטי.

 ארגון המגירות

תגדירו מראש ייעוד לכל מגירה – מגירה לציוד משרדי, מגירה לדואר, מגירה לניירת חשובה שלא אמורה להיות חשופה לעיני כל, מגירה לפריטים אישיים וכדומה.

 הקצו שטח אחסון למסמכים שמיועדים לגריסה

מכירים את זה שאתם פותחים את המגירות ומוצאים מסמכים או קבלות מלפני עשור? אם כן, עליכם לשנות את המצב. תארגנו לכם תיבה או מגירה שייעודה הוא לאחסן ניירת בעלת תאריך תפוגה כגון, מסמכים משפטיים או פיננסיים שכעבור מספר חודשים מאבדים מהרלוונטיות שלהם. באופן זה תוכלו לנהל מעקב שוטף אחר כל מסמך שעובר דרככם ולהפטר בזמן ממסמכים לא חיוניים.

 צרו קובץ ארכיון

קובץ זה נועד לאגד את כל החומרים ששימשו אתכם במהלך עבודתכם על פרויקט כלשהו.

היתרון בארגון מסוג זה הוא שבכל רגע נתון תדעו בדיוק לאן לגשת והיכן לחפש דברים, בין אם למען תיקונים כאלה ואחרים או על מנת לקבל השראה וידע מפרויקט שעבר זמן מאז סיומו.

זכרו כי כמות המאמץ שתשקיעו בארגון וניקיון המשרד תבוא לידי ביטוי בפרודוקטיביות שתגלו בעבודתכם. במקום לבזבז את זמנכם היקר בחיפוש אחר דברים בערימות מבולגנות תוכלו להקדישו להתקדמות בעבודה. מאחלים לכם בהצלחה.

Share:

Comments ( 0 )

    Leave A Comment

    Your email address will not be published. Required fields are marked *